1 listopada 2023 r. została zniesiona zasada „10 DAYS RULE”, która od lat funkcjonowała przed Europejskim Urzędem Patentowym (EPO). Reguła ta ustalała, że za datę doręczenia pisma automatycznie uważano 10 dzień od daty wysłania pisma i to właśnie od tej daty biegł oficjalny, urzędowy termin – w zależności od tego jakiej części procedury dotyczył. Ze względu na zwiększone wykorzystanie usług elektronicznych, takich jak MailBox EPO czy MyEPOportfolio – obecnie obejmujących 99% (objętościowo) wszystkich dokumentów wysyłanych przez EPO – za datę doręczenia korespondencji uważa się datę widniejącą na komunikacie.
Oznacza to, że termin 4 miesięcy od dnia otrzymania zawiadomienia z dnia 1 listopada 2023 r. upływa z dniem 1 marca 2024 roku. Nowe zasady dotyczą komunikatów wystosowywanych przez EPO od dnia 1 listopada 2023 r. Komunikat z dnia 31 października 2023 r. w dalszym ciągu będzie automatycznie uznawany za doręczony dziesięć dni później, tj. 10 listopada 2023 r.
Zmianie uległy również przepisy dotyczące opóźnień w odbiorze lub niedoręczenia, aby umożliwić liczenie terminów od daty faktycznego odbioru pisma, jeżeli jest to więcej niż siedem dni od daty jaka widnieje na komunikacie EPO.
Zgodnie ze zmienionymi Zasadami 126 ust. 2 i art. 127 ust. 2 Konwencji o Patencie Europejskim (EPC), EPO w dalszym ciągu zapewnia odpowiednie zabezpieczenie tym użytkownikom, którzy nie otrzymają dokumentu lub otrzymają go wyjątkowo późno. Zabezpieczenia mają zastosowanie zarówno do powiadomień pocztą, jak i powiadomień za pośrednictwem skrzynki MailBox, chociaż prawdopodobnie rzadko będą odgrywać rolę w przypadku powiadomień elektronicznych, biorąc pod uwagę niezawodność tej usługi EPO.
Gdy strona kwestionuje powiadomienie, EPO zachowuje obowiązek udowodnienia zarówno doręczenia dokumentu, jak i daty jego doręczenia.
A. Dokument nie otrzymany
Podobnie jak ma to miejsce obecnie, jeżeli EPO nie będzie w stanie udowodnić doręczenia dokumentu, dokument uznany zostaje za niedoręczony a okres związany z tym dokumentem nie będzie uznawany za rozpoczęty. Dokument taki zostanie ponownie wydany z nową datą, co skutkuje zastosowaniem fikcji zawiadomienia w oparciu o późniejszą datę.
B. Dokument otrzymany wyjątkowo późno
W przypadku wyjątkowo późnego doręczenia dokumentu, zastosowanie będzie miało nowe zabezpieczenie wprowadzone w ostatnim zdaniu zmienionych Zasad 126(2) i 127(2) EPC. Jeżeli powiadomienie zostanie zakwestionowane, a EPO nie będzie w stanie wykazać, że dokument dotarł do adresata w ciągu siedmiu dni od daty jaka widnieje na dokumencie, termin rozpoczynający się w związku z domniemanym otrzymaniem tego dokumentu zostanie przedłużony o liczbę dni, o które siedem dni zostało przekroczone. Zatem, stosując zabezpieczenie, jeżeli adresat otrzymał dokument 12 dni od daty jaka na nim widnieje, termin ulega przedłużeniu o pięć dni. Natomiast jeżeli dochodzenie prowadzone przez EPO wykaże, że dokument otrzymano na przykład cztery dni po dacie jaka widnieje na dokumencie, obliczenie okresu nie ulegnie zmianie.
C. Dokument otrzymano, jednak EPO nie jest w stanie udowodnić daty doręczenia
Jeżeli adresat otrzymał dokument, ale EPO nie jest w stanie udowodnić doręczenia ze względu na pewne nieprawidłowości, przepisy określone w Zasadzie 125 ust. 4 EPC nadal będą obowiązywać. W takich wyjątkowych przypadkach do celów powiadomienia zostanie wykorzystana data, którą EPO może ustalić jako datę doręczenia, tak jak ma to miejsce obecnie.
Piotr Godlewski, europejski rzecznik patentowy
