Audyt własności intelektualnej odgrywa kluczową rolę w realizacji celów biznesowych, stanowiąc strategiczne narzędzie dla każdej organizacji, która troszczy się o swoje zasoby niematerialne i przyszły rozwój.
Dzięki audytowi firma może efektywnie identyfikować i chronić wartość swojej własności intelektualnej, przeciwdziałać potencjalnym ryzykom oraz opracować skuteczną strategię ochrony i zarządzania posiadanymi prawami IP.
Na czym polega audyt własności intelektualnej?
Audyt własności intelektualnej polega na dokonywaniu systematycznego przeglądu posiadanej, wykorzystywanej lub nabytej przez przedsiębiorstwo własności intelektualnej w celu oceny ryzyka i zarządzania nim, rozwiązywania problemów oraz wdrażania najlepszych praktyk w zakresie zarządzania aktywami własności intelektualnej.
Obejmuje kompleksowy przegląd aktywów własności intelektualnej przedsiębiorstwa, umów, dobrych praktyk i regulaminów.
Audyt własności intelektualnej pomaga przedsiębiorstwu sporządzić spis aktywów własności intelektualnej lub zaktualizować go oraz przeanalizować:
a. W jaki sposób aktywa własności intelektualnej są wykorzystywane lub niewykorzystywane. b. Czy aktywa własności intelektualnej wykorzystywane przez przedsiębiorstwo są własnością firmy lub innych podmiotów.
c. Czy te aktywa własności intelektualnej naruszają prawa innych podmiotów lub czy inne podmioty naruszają te prawa.
Na podstawie wszystkich tych informacji należy określić, jakie działania należy podjąć w odniesieniu do każdego składnika własności intelektualnej lub całego portfolio, aby osiągnąć odpowiednie cele biznesowe firmy.
Co możesz zyskać dzięki audytowi?
Audyt własności intelektualnej ma na celu wykrycie niewykorzystanych lub niedostatecznie wykorzystanych aktywów, zidentyfikowanie wszelkich zagrożeń dla wyników finansowych firmy oraz umożliwienie menedżerom opracowanie przemyślanych strategii biznesowych i strategii dotyczących własności intelektualnej, które pomogą utrzymać i poprawić pozycję konkurencyjną firmy na odpowiednich rynkach.
Jakie rodzaje audytów własności intelektualnej wyróżniamy?
Istnieją trzy podstawowe rodzaje audytów własności intelektualnej:
- audyt ogólny (kompleksowy),
- audyt zdarzeniowy (due diligence) oraz
- audyt ograniczony.
Kiedy przeprowadzić audyt kompleksowy?
Audyt ogólny przeprowadza się w następujących sytuacjach:
- Przed założeniem nowej firmy aby start-up był świadomy posiadanych lub wymagających ochrony wartości niematerialnych.
- Gdy firma rozważa wdrożenie nowych zasad, standardów lub procedur dotyczących własności intelektualnej.
- Gdy firma rozważa wdrożenie nowego podejścia lub kierunku marketingowego lub planuje poważną reorganizację.
- Gdy nowa osoba zostaje odpowiedzialna za zarządzanie własnością intelektualną.
- Podczas wprowadzania nowych produktów lub wchodzenia na nowe rynki
- Po znaczących działaniach badawczo-rozwojowych lub cyklach rozwoju produktów
- Podczas ekspansji międzynarodowej, aby zapewnić odpowiednią ochronę w nowych jurysdykcjach
Kiedy przeprowadzamy due diligence?
Audyt własności intelektualnej przeprowadzany w związku z konkretnym wydarzeniem ma zazwyczaj znacznie węższy zakres niż audyt własności intelektualnej o charakterze ogólnym lub szerokim. Tego rodzaju audyt jest często nazywany „due diligence własności intelektualnej” i ma na celu jak najbardziej obiektywną ocenę wartości i ryzyka wszystkich lub części aktywów własności intelektualnej docelowej spółki.
Due diligence własności intelektualnej jest częścią kompleksowego audytu due diligence, który ma na celu ocenę korzyści finansowych, handlowych i prawnych oraz ryzyka związanego z portfelem własności intelektualnej docelowej spółki, zazwyczaj przed jej zakupem lub inwestycją.
Przed rozpoczęciem procesu due diligence własności intelektualnej należy podpisać umowę o zachowaniu poufności między (a) potencjalnym nabywcą, inwestorem lub wierzycielem a (b) spółką docelową.
Prawidłowo przeprowadzona due diligence własności intelektualnej dostarcza szczegółowych informacji, które mogą mieć wpływ na cenę lub inne kluczowe elementy proponowanej transakcji, a nawet spowodować zaniechanie dalszego rozważania proponowanej transakcji.
Najczęściej due diligence przeprowadza się:
- przed transakcjami takimi jak przejęcia, połączenia, joint ventures czy sprzedaż przedsiębiorstwa,
- w celu zabezpieczenia i komercjalizacji własności intelektualnej,
- dla oceny i zarządzania ryzykiem związanym z portfelem IP,
- w ramach organizacji i doskonalenia zarządzania własnością intelektualną w firmie.
Jakie korzyści daje audyt?
Korzyści z audytu to m.in. zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów, zmniejszenie kosztów, przeciwdziałanie nadużyciom i naruszeniom, zwiększenie innowacyjności projektów, zaangażowania pracowników, oraz budowa przewagi rynkowej firmy. Regularny audyt wpływa pozytywnie na kulturę innowacji i pozwala unikać kosztownych sporów sądowych.
Co możesz zyskać?
- Pełną wiedzę o statusie prawnym i wartości aktywów IP,
- Eliminację ryzyka naruszeń praw i ewentualnych sporów,
- Możliwość efektywniejszego zarządzania i wykorzystywania IP,
- Poprawę innowacyjności i zaangażowania zespołu,
- Budowę silniejszej pozycji konkurencyjnej i nowych źródeł przychodów.
- Efektywność kosztową
Jakie są etapy audytu własności intelektualnej (IP)?
Audyt zwykle obejmuje trzy główne etapy:
- Przygotowanie i gromadzenie danych:
Utworzenie zespołu audytowego z pracowników działów powiązanych z IP (badania i rozwój, produkcja, marketing, dział prawny itp.). Podpisanie umów o zachowaniu poufności przez zespół. Ustalenie obowiązków członków zespołu i harmonogramu audytu. Przekazanie narzędzi do pre-audytu (np. online) w celu wstępnego zebrania danych i dokumentów dotyczących aktywów IP. Przygotowanie indywidualnejlisty kontrolnej materiałów i dokumentów do weryfikacji.
- Weryfikacja i ocena danych:
Analiza zgromadzonych dokumentów i danych przez specjalistów (rzecznicy patentowi, prawnicy IP). Inwentaryzacja aktywów IP, takich jak patenty, wzory użytkowe i przemysłowe, znaki towarowe, prawa autorskie, know-how, tajemnice handlowe. Ocena statusu prawnego, wartości, ryzyk związanych z własnością intelektualną.
- Podsumowanie i rekomendacje:
Opracowanie raportu z wynikami audytu. Identyfikacja obszarów do poprawy, potencjalnych ryzyk i propozycje działań naprawczych. Planowanie dalszych działań związanych z zarządzaniem IP, ochroną oraz komercjalizacją.
Podsumowanie
Audyt własności intelektualnej aktywnie wspiera cele biznesowe. Jest to strategiczne narzędzie dla każdej firmy dbającej o swoje zasoby niematerialne i rozwój biznesu.
Cały proces audytu jest dostosowywany do specyfiki firmy, charakteru jej portfela IP oraz celów audytu. W praktyce przygotowanie dokumentów i ich weryfikacja to najbardziej czasochłonne etapy, trwające od kilku dni do kilkunastu dni, zależnie od zakresu audytu.
Audyt pozwala zidentyfikować i zabezpieczyć wartość własności intelektualnej, zarządzać ryzykiem, a także planować efektywną strategię ochrony i wykorzystania praw własności intelektualnej firmy.
Dzięki współpracy z rzecznikami patentowymi FGGH IP przeprowadzisz audyt praw własności intelektualnej i opracujesz właściwą strategię ochrony oraz wdrożysz dobre praktyki w zakresie audytu.
