Nieustający wyścig o bycie liderem rynku sprawia, że firmy poszukują rozwiązań chroniących ich najcenniejsze aktywa. Dowiedz się, jak skutecznie chronić swoje know-how przed konkurencją, zarówno od strony prawnej, technologicznej, jak i organizacyjnej.
Czym jest know-how?
Know-how to „całokształt wiadomości, czyli fachowej wiedzy oraz doświadczeń w zakresie technologii i procesu produkcyjnego dla określonego wyrobu”1. Ten zbiór informacji praktycznych oraz doświadczenia i umiejętności, które są niezbędne do wykonywania określonych czynności lub produkcji określonych produktów, stanowi kluczowy składnik tajemnicy przedsiębiorstwa i jest prawnie chroniony.
Aby uznać informacje za know-how, muszą one być:
- niejawne – nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne;
- istotne – ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową;
- zidentyfikowane – opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić, czy spełniają kryteria niejawności i istotności2.
Know-how może obejmować:
- receptury produkcyjne,
- procesy technologiczne,
- wewnętrzne procedury zarządzania,
- dane analityczne, finansowe i organizacyjne,
- dane techniczne, biznesowe czy administracyjne, których wartość gospodarcza umożliwia skuteczne działanie na rynku lub charakteryzuje dane przedsiębiorstwo.
Jak chronić know-how?
Wartościowa wiedza, unikalne technologie czy innowacyjne rozwiązania stanowią fundamenty przewagi konkurencyjnej. Utrata takiego know-how może oznaczać poważne straty biznesowe. Pewne elementy takiej wiedzy (informacje techniczne i technologiczne) można chronić poprzez prawa własności intelektualnej, jednak nie zawsze jest to najbardziej optymalny sposób zabezpieczenia.
W przypadku procesów technologicznych, receptur czy urządzeń zwykle rozważana jest ochrona patentowa. Udzielenie patentu oznacza uzyskanie wyłączności korzystania na maksymalnie 20 lat. Jednak podstawą uzyskania takiego uprawnienia jest konieczność spełnienia kryteriów zdolności patentowej i ujawnienie opisu wynalazku. Więcej na ten temat można znaleźć tutaj.
Należy zatem określić, jakie elementy wiedzy są kluczowe dla działalności firmy i czy know-how będzie najbardziej efektywnym sposobem ich ochrony. Ochrona know-how nie ma jednolitej formy – kluczowe jest, aby dostęp do tajemnicy firmy był ściśle uregulowany. Służyć temu mogą różne narzędzia, takie jak:
- Umowy NDA Umowy o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement) powinny być zawierane z pracownikami, współpracownikami, partnerami biznesowymi czy dostawcami usług. W treści umowy NDA należy wskazać, jakiego rodzaju informacja jest objęta klauzulą poufności, jaki jest jej cel, okres obowiązywania i konsekwencje naruszenia. Warto też pamiętać, że osoby wykonujące zawód zaufania publicznego (np. rzecznik patentowy) są ustawowo zobowiązane do zachowania poufności, dlatego w ich przypadku NDA nie jest wymagane.
- Kontrolowany dostęp do informacji Zachowanie poufności wymaga kierowania się zasadą ograniczonego dostępu – udostępniania kluczowych informacji we fragmentach, tak aby całościowa informacja była dostępna tylko dla wąskiego kręgu osób.
- Klauzule poufności w umowach o pracę i współpracę Dodatkowym zabezpieczeniem może być wprowadzenie do umów o pracę lub B2B klauzul poufności i zakazu konkurencji. Pozwala to określić, które osoby na jakich stanowiskach muszą szczególnie dbać o bezpieczeństwo powierzonych danych. Klauzule poufności są szczególnie istotne w branżach innowacyjnych.
Dobre praktyki ochrony know-how
- Kontrola informacji o produkcie Przykładem skutecznej ochrony know-how jest Coca-Cola, która nigdy nie opatentowała receptury swoich napojów. Oryginalny przepis z 1886 roku przechowywany jest w sejfie w muzeum The World of Coca-Cola w Atlancie i zna go tylko wąski krąg osób. Inny przykład to produkt antykorozyjny WD-40. Receptura opracowana w 1953 roku przez firmę Rocket Chemical Company pozostaje tajemnicą do dziś — zna ją tylko kilka osób.
- Zabezpieczenie poufności W orzeczeniu WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2014 r. (sygn. II SA/Wa 2406/13) sąd stwierdził, że „warunkiem respektowania tajemnicy jest uprzednie złożenie w odniesieniu do konkretnych informacji zastrzeżenia, że nie mogą być one ogólnie udostępnione.” Informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa musi mieć obiektywnie ocenialną wartość gospodarczą. Nie musi być znacząca — może być aktualna lub potencjalna (vide: wyrok NSA z 23 czerwca 2016 r., sygn. II GSK 2499/14). Przykładem mogą być dane o liczbie analiz lub badaniach wykonanych w firmie. W orzeczeniu WSA z 13 marca 2023 r. (sygn. II SA/Wa 1282/23) uznano, że dokumentacja związana ze zwolnieniem produktu leczniczego do obrotu stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa i nie może być ujawniona na podstawie wniosku o dostęp do informacji publicznej. Ujawnienie takich danych mogłoby wpłynąć na sytuację ekonomiczną wytwórcy, umożliwiając konkurencji ustalanie własnych strategii produkcji i sprzedaży. Dodatkowym dowodem poufności było podpisanie przez pracowników laboratorium zobowiązań do zachowania tajemnicy. W ten sposób spełniono przesłanki uznania informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa.
Rekomendacje
Podsumowując, ochrona know-how to proces złożony, ale niezbędny, jeśli chce się budować przewagę konkurencyjną w dłuższej perspektywie. Wymaga połączenia narzędzi prawnych, technologicznych i organizacyjnych oraz dbałości o kompleksowe zabezpieczenie kluczowej wiedzy w firmie.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu umów NDA, regulaminów lub oceny, które elementy wiedzy mogą stanowić know-how – skontaktuj się z zespołem kancelarii FGGH IP. Pomożemy Ci zabezpieczyć to, co dla Twojej firmy najcenniejsze.
